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Bonifica delle sale riunioni e controlli periodici
Prima di un consiglio di amministrazione, di un'assemblea o di una trattativa riservata verifichiamo che nella sala e negli ambienti vicini non ci siano dispositivi di ascolto o di ripresa; per chi lo richiede organizziamo controlli a cadenza fissa, ciascuno documentato da una relazione.
Prima di un incontro riservato
Consigli di amministrazione, assemblee dei soci, trattative per un'acquisizione, incontri con banche e consulenti, colloqui sindacali delicati; in tutte queste occasioni si dicono cose che, se arrivassero alla persona sbagliata con qualche giorno di anticipo, potrebbero cambiare l'esito di un affare o di una vertenza. La bonifica fatta poche ore prima dell'incontro dà la ragionevole certezza che la sala sia pulita nel momento in cui serve.
Lavoriamo sulla sala e sugli ambienti di passaggio, controlliamo gli apparati di videoconferenza, i telefoni da tavolo, le prese e gli arredi, e su richiesta restiamo presenti durante la riunione con uno strumento in ascolto, per accorgerci di trasmissioni che dovessero attivarsi solo a incontro iniziato.
Controlli periodici
Per le aziende che trattano abitualmente informazioni di valore, come progetti industriali, gare, dati finanziari o contenziosi, una bonifica isolata vale fino al giorno dopo; un programma di controlli a cadenza fissa, concordato con la direzione, riduce invece il tempo in cui un eventuale dispositivo può restare attivo senza essere scoperto.
La cadenza dipende dal rischio e da quante persone esterne entrano negli uffici; per molte aziende è sufficiente un controllo ogni tre o sei mesi, più una verifica straordinaria dopo eventi particolari come lavori di ristrutturazione, traslochi, cambi al vertice o l'uscita di un dipendente in posizione di fiducia. Ogni controllo produce una relazione, e l'insieme delle relazioni documenta nel tempo l'attenzione dell'azienda alla tutela delle proprie informazioni.
Perché ha senso anche per la compliance
Le norme sulla sicurezza delle informazioni e sulla protezione dei dati chiedono alle aziende di adottare misure adeguate al rischio, e questo vale anche per la sicurezza fisica dei locali in cui le informazioni vengono discusse; un registro di bonifiche periodiche è un elemento concreto da presentare a chi verifica il modello organizzativo o il sistema di gestione della sicurezza.
Organizzazione
Fissiamo il calendario con un referente interno, spesso il responsabile della sicurezza, l'ufficio legale o la segreteria di direzione, e manteniamo la massima riservatezza sulle date, che non vanno comunicate al personale. Per le riunioni urgenti nella zona servita in giornata possiamo intervenire con poche ore di preavviso.
Domande frequenti
Quanto prima della riunione va fatta la bonifica?
Il più vicino possibile all'incontro, idealmente la sera prima o la mattina stessa, mantenendo poi la sala chiusa fino all'inizio.
Potete restare durante la riunione?
Sì, un tecnico può restare in un locale vicino con uno strumento in ascolto, in modo discreto, per rilevare trasmissioni che si attivassero solo durante l'incontro.
Ogni quanto conviene fare i controlli periodici?
Per molte aziende ogni tre o sei mesi, con verifiche straordinarie dopo lavori, traslochi, cambi al vertice o l'uscita di persone di fiducia; la cadenza giusta si decide insieme in base al rischio.
Prima di contattarci La preghiamo di non chiamare né scrivere dal luogo che teme sia controllato, né da un telefono o da un computer che potrebbe esserlo; usi un altro apparecchio e ci dica solo l'essenziale, il resto lo vediamo di persona.
Ha il dubbio di essere ascoltato?
Ci chiami da un telefono che non sia nel luogo sospetto; il preventivo è senza impegno.